第一章、人事档案工作概述

（一）档案常识简介

1、档案的产生与发展；随着人类文明的进步而逐步的形成和发展。

2、档案名称演变；册、中、典籍、文书、案牍、案卷、落书，明末清初出版档案一词。

3、档案的保管；兰台是西汉中央收藏档案典籍的场所，在御史大夫府内，现多以此指代档案局（馆）。

4、档案的地位；

从历史上看，各个朝代大都比较重视档案的保管和利用，从一些历史事例及保留下来的历史巨著《春秋》、《史记》、《资治通鉴》等，可略见一斑。当今的档案工作更是作为社会主义现代化建设的一个重要组成部分，引起全社会的重视。一个国家，一个民族要延续、要发展，就不能没有档案，离开档案，人类文明将被割断，无法继承，也就不会再前发展。随着社会的进步和经济的发展，档案的价值将会显得重要。

5、档案的定义

现代意义上的档案，是人们在长期的复杂的社会过程中，逐渐形成并经过人们整理集中保存起来以备查考的原始文件材料，它是全社会的财富。

《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日通过，1996年7月5日修改）第二条，也对档案作了明确定义：是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案分为：文书档案、科学技术档案和专门档案三大类，而我们今天重点要讲的人事档案，仅仅是专门档案中的一个重要部分。

（二）人事档案

1、人事档案的定义：是党和国家机关、社会组织、企事业单位，在人事管理实践中，记述和反映人的经历、学识水平和德才表现，并以个人为单位，按一定的规则和方法加以整理，集中统一保管起来，以备查考和利用的历史记录。

2、人事档案的四要素

①人事档案的来源：组织、个人形成的文件材料；

②人事档案的内容：重要活动、德才表现；

③人事档案属性：组织保管、查考信息；

④人事档案的属性：个人姓名为基本特征，个人为单位，每人一份。

3、人事档案的形式：正本和副本，一般情况下以正本为主。

4、内容及分类

中组部一天1991年下发《干部档案工作条例》中规定了干部人事档案的内容和分类：

第一类：履历材料；

第二类：自传材料；

第三类：鉴定、考核（考察材料）；

第四类：学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类：政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题、审查材料）；

第六类：入党、入团及民主党派材料；

第七类：奖励材料（包括科学技术和奖励、英模先进事迹）；

第八类：处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类：录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退（离休）、退职材料及各种代表会登记表等材料；

第十类：其他可供组织参考的材料。

5、人事档案的特点

（1）现实性：直接服务于现实，是基本特征。

（2）完整性：反映一个人的全貌，内容构成完整系统。

（3）真实性：一是经组织认可，不得越级报送，个人私送。二是一般都与本人见过面。三是观点明确，是非清楚，手续齐全。四是认真鉴别，防止假冒、伪造、涂改。

（4）精炼性：重复和无保存价值的材料不得归档。

（5）机密性：解密之前有较高的保密要求，具有很强的机密性，只限组织掌握，本人及直系亲属不能查借阅。

（6）动态性：内容不断充实，据情转递。

6、作用与价值

为干部人事及其他有关工作服务。它是整个干部人事工作系统中重要一环。①是组织人事部门用人的重要依据，与现实表现构成两个不可分割的组成部分；②具有凭证价值标志，能提供可靠原始凭证；③总结历史经验，编史修志重要参考（去世）。

7、人事档案工作的程序

收集——鉴别——整理——保管——利用——统计——转递

第二章

人事档案材料是反映干部职工情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。中组部、中组发[2009]12号文件《干部档案材料收集归档规定》。适用各级国家机关、人民团体、民主党派、还明确：

国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。

（一）归档范围

1、履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2、自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3、报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4、考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5、审计材料：经济责任审计结果报告。

6、学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、部队院校报考登记表，入学考试各科成绩表、研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加（出国出境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7、培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资料认定申请表等材料。

9、评（聘）专业技术职称（职务）材料；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10、反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11、政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工具审批材料等。

13、党、团组织建设工作中形成的材料：

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记勤缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

（2）中国共产主义青年团入团志愿书；

（3）加入或退出民主党派的材料。

14、表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；授藏、授疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20、出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21、党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24、干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

25、其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

（二）收集归档要求

1、干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

3、干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

4、成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

5、归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

6、归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

7、干部人事档案材料的载货使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20－25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

8、符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

（三）纪律和监督

1、各级组织（人事）部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。

2、在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：

（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

（二）不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。

（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

（四）不次将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

3、对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。

第三章

干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。实行干部人事档案工作目标管理是中组部推行干部人事档案制度化、规范化、科学化管理的一个重大举措。档案整理是达标工作中难度最大，技术性最强的工作。不仅要收集补齐应归档的材料，对材料进行分类、排序、编目、登记，而且还要对档案进行保护性的技术加工。档案整理的目的，除了便于保管、保护和延长档案“寿命”以外，更重要的还是方便利用 。整个整理工作都要围绕便于利用的宗旨来开展。

一、    档案材料的分类、排序及注意事项

（一）      基本原则

材料分类要根据其主要内容和主要作用具体问题具体分析。档案每个大类都体现一个方面的功能。例如，第一类履历表和各类人员登记表，体现的是一个人的经历；第四类学历、职称体现一个人的“能”；第九类第二小类招工、转干、任免、军转、晋衔等，可理解为代表一个人身份的转变。对一份材料不能只看标题，更要看其主要内容。例如，高中或高校报考及毕业生登记表，属学历而非简历，应放在体现“能”的第四类。党校的党员结业鉴定，虽为鉴定，但主要功能是为了体现其是否参加了某级学校的培训，也应放第四类。另外区分政审与鉴定材料，更应视内容具体判断。

补办的材料，尤其是针对档案中所缺的材料出具的证明，要放在该证明所代表的原材料的位置。如，关于入党志愿书遗失的证明，应放在入党其他材料之前，更方便查阅。

在材料取舍上，凡归档的材料都是结论性和本人填写的经历性材料。组织形成的材料要有组织印章，个人形成的材料要有本人签字。未办完手续的要补办后再归档整理。对一份材料是否归档，要多角度判断有无保存、利用价值，不能只看材料的一个方面。例如，一份早期的体检表，当时记录的身体状况可能对现在毫无意义，但上面有出生时间、所在学校名称等，这就有保存的价值。

（二）具体分类、排序及注意事项

第一类  履历材料

内容：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

排序；该类材料按形成（落款）的时间排序。

职务变动登记表放一类前隔页纸后，不编号，目录上不登记。

需注意的问题：

1、学生入校后填写的反映其经历的登记表放在第一类；而中学、大学报考登记表（中学和高等院校招生报考书，推荐、选拔学生登记表）与成绩单、毕业生登记表共同构成一整套学历材料，放在第四类；

2、现为干部，过去曾当过工人的，工人登记表，归本类；

3、党团员干部一般经历的登记表、简历表归本类；

4、土改、镇反、“三反”、肃反、社教运动、支边扶贫、下派锻炼、驻村（厂）帮社（企）工作队员登记表，归本类；

5、公安人员、武警干部、职员、工人、学员、行政工作人员一般经历内容的登记表、简历材料，归本类；

6、已提拔的后备干部登记表（须经呈报机关和审批机关签字盖章的），归本类；

7、干部履历鉴定书（表）或履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的归本类；以鉴定为主的归三类；

8、主要内容是干部简历的审查表、调查表、履历变化补充表归本类；

9、《干部个人革命活动简历》材料归本类；

10、机要人员登记表，以简历为主的归一类；以鉴定为主的归三类；以政审为主的归五类；

11、待业人员登记表、工会会员登记表，没实质内容的表格不归档；确有保存价值的，可放第十类；

12、军人属历表应拆开分别处理。属于履历部分和家庭成员情况的材料归一类；自传归二类，有残疾的体检表归十类；其余材料按内容性质确定其归属类别；

13、如无1988年及以前干部履历表，经查找确实无法收集到的，就不再补填或出具证明；但1999年版干部履历表必须填写，保证归档。

第二类  自传材料

内容：自传，干部自传，以自传为主的履历或简历表，以自传为主的历史反省材料、自传内容较多的入党申请书（没有自传材料时代替），已提拔的后备干部的自传，其他自传性质和以自传为主的材料。

排序：该类材料形成的时间排序。

需注意的问题：

1、没有自传，可将含有自传内容的一份入党申请书归此类，并在案卷目录中注明“代自传”。但第六类的入党申请书必须是一份以上；

2、一般的科技干部业务自传、技术自传等不归档。

第三类  鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料

内容：以鉴定为主要内容的各类人员登记表、组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。新增加：党和国家机关工作人员年度考核登记表，领导干部届末考核（考察）材料，涉及干部个人重大经济问题的审计报告意见和主管经济工作的干部离任审计考核材料。

排序：该类材料按形成的时间排序。

需注意的问题：

1、学生、学员毕业（结业）鉴定归三类，如若第四类中没有毕业生登记表，或鉴定上有成绩的，可归第四类；                          

2、干部、职工、学生、学员、党（团）员鉴定归三类；

3、劳动鉴定、工作调动鉴定归三类；

4、各种工作人员，如社教工作队员、驻村（厂）社（企）工作队员、支边扶贫等人员以及党建工作队员鉴定归三类；

5、年度考核表归三类。述职报告不归干部人事档案；

6、总结（毕业总结），以鉴定为主归三类；重点谈收获、体会的归十类。短期（半年以下）的总结材料不归档；

7、领导干部轮（培）训考核鉴定表归三类；

8、干部在国外或境外表现情况的鉴定材料归三类；

9、“文革”、“动乱”表现及廉政情况综合评定材料归三类；

10、考察材料作为任免表的附件的（任免表里注明），随任免表一起归九类；

11、组织对干部德、能、勤、绩的考察、考核材料，包括后备干部考核表（提拔任用后），干部提拔任免时组织形成的正式考察、考核材料，鉴定性质的主要表现材料归九类；

12、干部档案中的考察材料，如若丢失不能找回，就不再补写或出具证明；今后新形成的考察材料必须盖章、归档。

第四类  学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料

内容：报考高等学校考生登记表（报考书）、审批表，毕业生登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务、任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及重大影响（如获奖或在全国性报刊上发表）的论文等目录。新增加在职人员报名报考登记表，学习成绩表，毕（结）业证、学位证复印件，授予学位的决定、决议，学位论文答辩决议，进修和学力材料，博士后研究人员工作期满登记表等；教师资格过渡登记表及各种培训登记表，公务员过渡培训表等。

排序：该类材料按形成的时间排序。

需注意的问题：

1、一套完整的学历材料（除入学后所填的反映经历的学生登记表放一类外）至少有：（1）中学或高校招生报考登记表或报考书、选拔学生登记（审批）表；（2）学习成绩单（卡）；（3）毕业生（学员结业）登记表（没有毕业生登记表时，鉴定上有成绩的毕业或结业鉴定表可以代替）。

2、“文革”中推荐的工农兵学员，组织推荐材料归四类。但在推荐过程中，贫下中农代表的座谈记录原则上不归档。

3、报考、推荐或选拔高、中等学校学生政审材料与报考登记表、审批表一起归四类；

4、高（中）等教育的成绩单、记分册、记分卡归四类；

5、三个月以上的各种专业学习或理论培训成绩单。专业知识培训表，归此类；

6、在职干部普法学习、哲学学习等考试成绩单，归四类；

7、技术、业务水平评定或技术革新成果评定的结论性材料归四类；重要的（评高级职称或有特殊业绩的）业务自传、技术自传归四类，一般的业务、技术自传则存科技档案；

8、反映干部学历、专长、业务能力和贡献的登记表、调查表、审批表，归四类；

9、原来取得的学历不再追要毕（结）业证、学位证复印件，新收集来的学籍材料除报名表、成绩表和结业登记表外，还应包括毕（结）业证、学位证、进修或学力证复印件。

第五类  政审材料

内容：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

排序：该类材料按内容的主次排序。顺序分为三个部分：一是结论部分，如上级批复，结论或决定（包括个人对结论或决定的意见），调查报告等；二是查证部分，如有关的证明材料、请示等。社会关系方面的证明材料，应按关系远近来排序，如父母、岳父母、兄、弟、组、妹、伯、叔等；三是本人检讨、交待材料、个人申请等。每部分材料之间要注意保持内容的有机联系，分清主次关系。没有结论的一般入党外调材料也可按时间排序。

需注意的问题：

1、家庭成员、主要社会关系的证明材料，或平反改正通知、决定归五类。

2、有组织审查结论的“调查表”、“审批表”，归五类；

3、经过核对的记录在案材料和本人意见归五类；

4、确定更改参加革命工作时间和出生、入党、入团时间，以及解决（更改）国籍、民族问题的上级批复、审查结论、调查报告、个人申请及有关证明材料，归五类。

5、更改姓名的材料应放在第一类；

6、入党时形成的政审报告、证实材料，归此类。

7、政审材料较多，且比较杂乱的，要按照材料的逻辑性进行相关材料分组，集中排列，每组材料除社会关系方面的证明外，按形成时间先后顺序排列。

第六类  加入党、团的材料

内容：中国共产主义青年团入团志愿书，入团申请书，团员登记表，退团材料；加入民主党派的有关材料；中国共产党入党志愿书，入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见。

排序：该类材料按内容的主次排序。排列时可按入团材料、加入民主党派材料、加入中国共产党材料、中共党员登记表的顺序，入团志愿书应放在入团其他材料的前面，入党志愿书应放在入党其他材料的前面，党员登记表可按时间的先后依次排序；

需注意的问题：

1、入党积极分子培养表、组织员谈话记录和预备党员培养教育考察表，有组织说明的归六类，一般的不归档；

2、入党申请书，最多只放首尾两份；

3、如入团申请书、志愿书丢失，可由原入团单位出据证明；如入党志愿书丢失，能补则补，不能补须让原入党的党支部和入党介绍人分别出具证明；

4、党团材料只归组织出具的结论性材料，不归谈话和会议记录、思想汇报、党小组（支部）讨论记录、考察写实材料、有关问题请示、审批通知书等；

5、纯属简历的党员登记表、简历表、党团员干部登记表应放在第一类，放六类的纠正过来，入党调查报告和证明材料应放五类。

第七类  奖励材料（包括科技和业务奖励）

内容：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

排序：该类材料按形成的时间排序。

需注意的问题：

1、奖学金审批表归此类，但奖励工资的审批表应放第九类（事迹材料放第七类）；

2、奖励过程中形成的决定、通告、请示报告属文书档案；奖状、荣誉证书、纪念册、勋章、奖章不归档；

3、单位立功授奖，不能将单位的事迹材料归入主要领导人档案中；

4、奖励等级较低、不具代表性的，不归档；

5、奖励内容是工资升级的，归第九类，标题注明“工资”；

6、没有奖励登记表时，可将奖励证书复印归档。

第八类  干部违犯党纪、政纪、国法等材料

内容：处分决定（免予处分的处理意见），查证报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；组织对干部个人的通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作中形成的判决书等。

排序：该类材料按内容的主次排序。

需注意的问题：

1、撤销处分的材料归此类。纪检查处案件中的处分决定、批复、通知等原稿，索要的调查证明材料、检举揭发旁证材料和司法部门判决书原件、证据、本人交待、侦破方案、审讯笔记等，属案件档案，不归干部人事档案。

第九类  录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料

内容：干部工资级别登记表、转正定级审批表，各种工资变动审批表（呈报表），奖励工资审批表，享受特殊津贴的呈报表，解决待遇的审批表、批复等；干部任免审批（呈报）表，调动呈报表，公务员报考登记表、录用审批表、公务员过渡登记表、资格审查表，聘用审批表和合同书，续聘、解聘、辞退材料，干部退（离）休审批表；出国（境）审批表、备案表；党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历（提名呈报表）等。

排序：该类材料按功能、性质、结合时间相对集中排序。Ⅰ、工资材料；Ⅱ、任免材料；Ⅲ、出国、出境材料；Ⅳ、党代会、人代会等其他材料；每小类按时间排序。

需注意的问题：

1、干部工资变动登记表，若原档案内有的放在工资材料的前面，没有则不再填写；干部职务变动登记表必须有，放在第一类履历材料前隔页纸后，从科级职务填写。以上两页均不编写页码、类号，档案目录上也不需填写。

2、第Ⅱ小类任免材料可理解为代表个人身份变化的材料：公务员过渡资格审查表，招工登记表、审批表，入伍、退伍、转业材料，有干部职务任免内容的登记表、简历表、审批表，组织员登记表（任免性质）、审批表，现为干部过去是工人的和新招合同制工人登记表，劳动合同、党委成员、团干部、讲师团成员登记表（任免性质），援藏（进疆）人员登记表、审批表、“内调”人员登记表、审批表等归第Ⅱ小类；

3、无任免呈报表时，任命书、任免通知可归九类，有任免呈报表现不归任免文件。

第十类  其他可供组织参考有保存价值的材料

内容：有残疾的体检表，因工致残确定残疾等级的材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告、悼词（生平）；非正常死亡的调查报告及有关情况和遗书等。

排序：该类材料按形成的时间排序。

需注意的问题：

1、荣军登记表归十类；

2、民事纠纷判决书归十类；

3、军人结婚报告、离婚的结论材料归十类；

4、军人家属随军登记表、审批材料，干部家属农转非审批材料，归十类；

5、历次政治运动中的思想总结、个人检查等材料，仍保留在十类；

6、一般的体检表、化验报告，不归干部人事档案，确有保存价值的归十类；

7、思想汇报，原则上不归档，但有组织批注的和影响较大的归十类；

8、前九类归不进去，对组织有参考价值的归十类。

二、编写顺序号、页码

顺序号包括类号和份号，类号是指对归档材料所划分的十个大类号；份号是每类昊里面各份材料排列号。顺序号用铅笔标在每份材料的右上角。页码用钢笔或铅笔编写在每份材料的右下角和左下角，编写时每面一页，衬纸不算页数，有封面的材料，封面不编页码。

三、技术加工

技术加工是为了保护材料，并非为了好看，不能只顾外观而损害材料内容。档案管理，只限制在对材料外在形式上的技术加工，不能对材料内容有丝毫影响。即，不能随意销毁材料；不能在材料上写字或改动内容；不能粘压或裁掉文字内容等，要维护档案的原貌和真实性。对于一份不规划的材料，是托裱还是加边，是裁剪还是折叠，加边从左边加还是从右边加等等，都应根据每份材料具体情况处理。因此，在档案整理中，除了熟练外，还存在着技巧和艺术的问题。具体操作应掌握以下方法、要求：

（一）托裱。对于材料绝技较脆、罗薄、小于16开、折皱损毁的材料应进行托裱。托裱分单面、双面、开窗、梯形、鱼鳞托裱及透明纸粘贴等几种。纸张较薄的材料一般要选用较厚的高丽纸（萱纸的一种）；纸张较厚的材料则应选用较薄的衬纸；两面有字的材料由采用开窗裱糊，或用透明纸（拷贝纸）粘贴。对于象军人履历表之类的几张上下都短的材料，则可采取梯形托裱法，几张上下依次错成梯形，粘在一张白纸上。

衬纸要预先裁成标准16开规格。托裱时，先将原材料的空白毛边裁掉，再把材料放在衬纸上适当位置，然后按住一边，掀开另一边，在下面衬纸上四周点少量胶水（防止胶水太多材料变皱），粘在衬纸上。材料在衬纸上的位置要注意美观，比照书画装裱的艺术，上边距一般大于下边距，比例以6：4不宜，左边留足装订边，右边出要留出适宜的边距（视材料大小而定）。

（二）加边。对于纸质较好，不需托裱，但又小于标准的材料，应采用加边的办法，一般是在材料的左边加边，裁右空白边，使人感觉不到加过边。因为加工的地方越多越不美观。

档案整理要做到左、右下三边齐，上边基本齐。对于上边缺的太多的材料出可加边。上边加边，应在每张材料的背面或第二面加，且重叠部分越窄越好。另外，还应注意选用颜色、厚薄与原材料相近的纸加边，防止在薄材料上加厚纸边。

（三）包边。包边可采用缝纫和粘贴，包边应注意不能包住字，不能将多份材料包在一起而影响使用。用粘贴加边时，一份材料多张的，要用少呈胶水从左边将各张轻轻粘在一起，防止拆卷时掉出散页。

（四）裁剪。分为两次。第一次先一张一张裁，不管材料大小，先将毛边裁掉，进行托裱；第二次是装订前再按标准大小（18.5×26cm，在裁刀上定好）一份一份全部裁齐。切忌不能裁掉文字或表格（一旦裁掉，立即补上）。

（五）折叠。对于太大又无法裁剪的材料则需折叠，折叠分上下折、左右折和交叉折叠。折叠时一要留足装订边，二要注意折棱不被裁住和磨损。折叠后，右边适当比其它材料窄一点。交叉折叠的，要先将左下角向右上斜折后，再从下向上折，最后从右向左折，这样，便于打开翻阅。

四、装订与验收

（一）装订。装订前要先检查有无前后左右颠倒的材料和被胶水粘在一块的材料，准确无误后对齐打孔。打孔时应注意不要打掉字或装订后压住字而无法翻阅。孔距（从距中心算起）8.3cm，线孔中心距左侧边沿1.5cm。上、下线孔中心距上下边沿均为5.4cm。装订后还应再翻阅一下，防止材料漏订、漏装等。

（二）验收入库。干部人事档案验收，是干部人事档案管理人员根据中组部的有关规定，对装订成册的干部人事档案进行全面审核的一项重要工作，也是保证干部人事档案质量的最后一关。整理后的验收主要包括：

1、材料的鉴别是否正确；

2、材料分类、排列是否准确合理；

3、目录登记是否符合要求，是否编写了顺序号、页码；

4、目录与档案内容是否相符；

5、所有金属物是否彻底清除；

6、技术加工是否认真仔细，符合要求；

7、装订是否整齐，有无掉页未装材料。

第四章 干部人事档案的保管

一、     保管即保护和管理

（一）保管工作的任务

主要是为了解和掌握干部人事档案销毁的原因及规律，研究并采取科学的方法、措施，有效地保护档案，延长干部人事档案的寿命。

（二）保管工作的内容

1、对所管理的干部人事档案进行分类（在职、退休、死亡）、编号、排列、存放并建立底册（名册）。

2、办理档案及档案材料的接收、登记、查借阅和转递。

3、登记有关人事档案信息。

4、建立严格的工作制度，维护人事档案的保密与安全。

5、加强档案库房和其它保护设施的建设与管理。

（三）保管工作的基本要求

完整、安全，便于查找利用。

1、维护干部人事档案的完整，集中和分级负责管理，任何个人不得私自保存他的档案和档案材料，归档材料齐全，完整，防丢失，扣押私人为抽取。                                               

2、保证政治安全。干部人事档案是国家秘密，特别是高级领导干部、著名科学家、英模、知名人档案，因此要认真执行档案法和保密法，严防泄密事件发生。

3、保证档案的物质安全，以防为主，防治实施，减少损坏。

4、便于利用，是最终目的，达到快速高效提供干部人事档案信息。

（四）保管的物质条件

库房、档案柜、包装材料。

1、库房：每管理1000人的档案，库房不少于20平方米。

“三室分开、四室有别”，1000人以下，两室公开，即库房专用，阅档办公合一，档案数量太少可由上级单位代管。

要配备祛湿机、灭火器、空调、温湿度计、防盗门窗、防火防腐药品，作到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）。

2、档案柜

3、包装材料：专用档案盒

二、日常管理

（一）“管理范围”，根据干部管理权限而定，目前实行下管一级的管理权限。管理干部职工和管理的干部职工人事档案一般应当一致，不能脱节。

1、退休（离）后，仍由原管理部门保管，易地安排，是党政及供给关系随转的，档案由接收单位保管；供给关系未转的，仍由原单位保管。

2、被开除公职未就业，由原单位保管；易就业的，转有关人事部门保管，由通过劳动部门就业的，由有关劳动部门保管。

3、干部辞职、退职、自动离职、停薪留职、被辞退（解聘）后，未就业的，仍由原单位管；易就业的，转原有关组织人事部门保管。

4、死亡干部档案，由原管理部门保存五年后，移本机关综合（文书）档案部门保存，并由其按文书档案接收范围和期限的规定移交同级国家档案馆。

5、受刑事处分和劳教期间，由原单位保管。刑满和解除劳教后，重新安排工作的，由人才市场保管。

6、出国上班、失踪、逃亡以后，由原管理单位保管。

7、干部人事档案管理人员严禁保管本人及其系亲属的档案。

（二）编制检索工具

1、根本要求是详细、规范、统一，适应快速查找需要。

2、常见的检索工具：

（1）人事档案编号：一是四角号码法，简便易学，查找效率高；可不看索引工具，直接反映档号。但易出现重号，尤其编错号时极难查找。

二是拼音编号法，汉语普通话标准读音掌握不好者不宜。

三是姓氏编号法，此法效率低。

四是隶属编号法，一个单位内部利用效率高，材料归档方便，当人员调动频繁，机构变化快时，工作量就大。

（2）档案索引

A、卡片式；B、簿册式。

三、人事档案的利用

主要是查阅和借阅

1、查阅：专用的《查阅干部人事档案审批表》，单位负责人签字并加盖公章，派党员干部到人事档案部门，经审核批准后查阅，任何个人不得查阅或借阅本人及直系亲属的档案。

2、借阅：《条例》规定，档案一般不外借，如必须供出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

借阅的条件：

①复查干部的某个问题；

②进行组织处理，需要全面了解考察情况；

③主管任免、调动等工作部门的需要；

④为了培养、选拔干部，领导机关或领导干部需要全面了解某些干部的情况；

⑤干部死亡或其它特殊需要。

四、人事档案制度：共9项

1、干部人事档案材料收集归档制度；

2、干部人事档案鉴别制度；

3、干部人事档案整理工作制度；

4、干部人事档案保管和安全保密制度；

5、干部人事档案利用制度；

6、干部人事档案转递制度；

7、干部人事档案检查核时制度；

8、干部人事档案管理人员职责；

9、建立各种登记簿卡片。