各乡镇、街道（景区），区直各单位： 根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的有关规定，各级机关、团体和企事业单位都要认真把本单位形成的各种门类、各种载体的文件材料及时收集，做好归档工作，进一步发挥档案信息资源的社会效益和经济效益。为做好2014年度文件材料归档整理的指导和服务工作，现将有关事项通知如下： 一、归档范围 区直各单位、各部门在2014年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等文件材料，要本着“以我为主”的收集原则，重点收集本单位、本部门在工作活动中形成的文书、科技、专门、声像以及重大活动形成的档案。凡是已经办理完毕具有查考利用价值的收文、发文、会议材料、内部文件材料等包括每份文件材料的正件与副件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件等都必须逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。 二、归档要求和整理方法 1、各单位、各部门应根据《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）等相关规定，在区档案局业务科的指导下，依据原定分类方案，按照规范化、标准化、科学化的要求进行各门类分类归档、整理。 2、本单位发文的归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改并附有发文签和底稿；确实无原件的复印件也可，但字迹要清晰，并加盖公章，一律一式二份。收文的文件材料必须附有收文签。 3、档案装具包括封面、备考表及档案盒必须符合无酸化要求；目录按照标准用A4纸进行打印装订成册。具体的加工整理、目录打印等工作由各部门各单位自行完成，档案局业务科加强指导和监督。 三、几点要求 1、要落实文件材料归档责任。各单位、各部门要严格按照档案法律法规的有关要求，认真抓好文件材料归档工作，明确分管领导，落实具体人员负责，确保文件材料归档工作规范有序地开展。有下属机构的一级单位，负责本系统所属单位归档文件整理的组织工作，通知所属单位把应归档文件材料收集齐全，并按照原定分类方案，先自行初步分类，主管部门加强对下属机构文件材料归档工作的监督和指导。 2、各单位、各部门请按照此《通知》要求，于5月30日前完成2014年度归档文件材料整理工作，业务科将于下半年对整理情况进行抽查验收。 3、各单位、各部门要从尊重历史、对历史高度负责的角度出发，进一步加强做好档案管理工作，确保档案的完整性、系统性、准确性、安全性。 4、其它未尽事宜和有关归档整理业务方面的问题，请与区档案局业务科联系，联系人：王静、朱瑞华、张肖、张玉芬、叶刚、何洋。电话：63021903。
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